Organizowanie imprez i wydarzeń sportowych – wszystko, co trzeba wiedzieć

Event sportowy to świetny sposób na integrację społeczności, promocję marki czy popularyzację aktywności fizycznej. Organizacja imprez sportowych rządzi się jednak swoimi prawami. Trzeba sprecyzować nie tylko cel eventu i jego uczestników, ale również zadbać o jego bezpieczeństwo.

Określ cel eventu sportowego

Organizacja wydarzeń sportowych, podobnie jak innych eventów, powinna zaczynać się od określenia celu. Zastanów się, jaką funkcję ma pełnić impreza: czysto rozrywkową, rekreacyjną, integracyjną, charytatywną, a może promującą aktywność fizyczną? Znając cel, łatwiej będzie Ci określić grupę docelową, dobrać narzędzia marketingowe i zdobyć potencjalnych partnerów.

Ustal, w jaki sposób zmierzysz, czy event sportowy przyniesie zamierzony efekt. To oczywiście mogą być wskaźniki handlowe, np. jeśli oczekujesz zwiększenia sprzedaży. Nie zawsze jednak chodzi o bezpośredni zysk. Celem może być np. promocja marki, produktu czy budowanie społeczności.

Szkolenie z organizacji wydarzeń sportowych znajdziesz na: https://emtg.pl/organizacja-i-promocja-wydarzen-sportowych/

Zdefiniuj odbiorcę

Kiedy znasz już cel wydarzenia, łatwiej będzie Ci również określić grupę docelową, czyli jego uczestników. Zastanów się, czy event sportowy ma przyciągnąć lokalną społeczność, zwrócić uwagę mediów, a może zintegrować pracowników? Od liczby odbiorców zależy forma wydarzenia, jego program i lokalizacja. Organizacja imprez sportowych w plenerze i w pomieszczeniu (np. hali sportowej) to dwa różne wyzwania.

Zaplanuj budżet

Stwórz kosztorys imprezy, umieść w nim koszty związane z wynajęciem obiektu i podwykonawców. Organizacja wydarzeń sportowych wymaga szeregu ustaleń związanych z finansami. Czy event będzie biletowany, czy darmowy dla uczestników? Jaką kwotę musisz zebrać od sponsorów, aby impreza miała rację bytu? Czy istnieje możliwość uzyskania dofinansowania?

Zadbaj o bezpieczeństwo

Event sportowy prawdopodobnie zostanie zakwalifikowany jako impreza masowa. Zależy to od liczby uczestników, którzy wezmą w niej udział. Organizacja wydarzeń sportowych tego typu wymaga uzyskania wielu zgód i pozwoleń od władz miasta, a także policji, straży pożarnej, a także  przygotowania zabezpieczeń w postaci pogotowia ratunkowego czy straży pożarnej. Będziesz musiał także wykupić odpowiednie ubezpieczenie i stworzyć regulamin. 

Promocja imprezy sportowej

Organizacja imprez sportowych wymaga ustalenia strategii promocyjnej już na początkowym etapie. Forma promocji zależy od rangi i skali wydarzenia. Jeśli to duża impreza, która w zamyśle ma odbywać się cyklicznie, już teraz pomyśl o dedykowanej stronie internetowej. Ułatwi ona także rejestrację uczestników czy przesyłanie im newslettera. Przygotuj także informację dla potencjalnych partnerów i postaraj się o patronaty medialne.

Jeśli planujesz mniejszy event sportowy, wystarczy fanpage w mediach społecznościowych. Pamiętaj o bieżącej aktualizacji i angażowaniu odbiorców. Podczas organizacji wydarzeń sportowych w lokalnych społecznościach, sprawdzają się tradycyjne formy promocji, np. plakaty w środkach komunikacji miejskiej czy ogłoszenia w prasie.