Organizacja ważnego wydarzenia (koncert, konferencja naukowa, targi etc.) wiąże się z wieloma obowiązkami, włącznie ze znalezieniem odpowiedniej sali. O czym powinna pamiętać osoba, której wyznaczono takie zadanie?
O sukcesie eventu decyduje szereg czynników. Znaczenie ma nie tylko sam jego temat, lecz również dopasowana oprawa, lokalizacja imprezy czy zadbanie o komfort uczestników. Wystarczy źle ulokować przeznaczone na to fundusze, aby zaproszeni zapamiętali wydarzenie negatywnie. Na co należy zwrócić uwagę, kiedy wybieramy salę konferencyjną? Co liczy się poza programem, listą prelegentów czy cateringiem?
Sala konferencyjna – jak ją wybrać?
Podczas przeglądania ofert obiektów, które dysponują salami na wynajem, warto pamiętać o kilku istotnych aspektach. Rozsądnym rozwiązaniem będzie pomyślenie o tym, czy wszyscy będą mieć dobry dojazd do wyznaczonego punktu. To ważne, aby ośrodek (np. hotel) znajdował się w dogodnym położeniu. Jeśli mieści się poza aglomeracją, czy można dojechać do niego komunikacją publiczną, czy niezbędny będzie własny samochód? Jeżeli czeka na zainteresowanych w mieście, to czy posiada parking?
Kolejne czynniki, które należy przeanalizować, to wyposażenie, którym dysponują sale konferencyjne Warszawa, Kraków oraz pozostałe większe miejscowości zwykle mają do zaoferowania pomieszczenia z wygodnym umeblowaniem, nowoczesnym sprzętem oraz kompetentną obsługą. Dzięki temu organizatorzy mogą mieć pewność, że zrobią wrażenie na zaproszonych gościach.
Dodatkowe udogodnienia
Jeśli event wymaga dostępu do nagłośnienia, projektorów, flipchartów etc., firma poszukująca sali będzie wybierać spośród obiektów oferujących kompleksowe usługi. Ponadto ważne dla niej będzie zaplecze restauracyjne, gdyż w przerwie między kolejnymi wydarzeniami goście będą oczekiwać choćby drobnego poczęstunku. Może być to lunch, przerwa na kawę lub wręcz przeciwnie – uroczysta kolacja biznesowa złożona z kilku dań.
Coraz większym zainteresowaniem cieszą się obiekty w atrakcyjnej lokalizacji, umożliwiające połączenie przyjemnego z pożytecznym. Uczestnicy konferencji mogą w przerwach pomiędzy spotkaniami (wykładami etc.) relaksować się na zewnątrz, ciesząc pięknym otoczeniem. Dotyczy to zarówno miejsc w spokojnym, pełnym zieleni regionie, jak i dużych miast takich jak stolica. Ten podpunkt wiąże się bezpośrednio z ofertą noclegową, która powinna być dostosowana do potrzeb różnych grup. Mogą z niej skorzystać duże firmy organizujące wydarzenia na setki ludzi oraz mniejsze przedsiębiorstwa, które wynajmą np. tylko kilka apartamentów.
Sale konferencyjne w Krakowie, Warszawie czy w małym mieście?
To od organizatora zależy, gdzie finalnie odbędzie się jego event. Może zaplanować konferencję w miejscowości, w której znajduje się jego siedziba albo w sąsiednim województwie. Może zdecydować się na sale konferencyjne w Krakowie lub kameralnym miasteczku w Bieszczadach, na Podlasiu etc. Przede wszystkim powinien dopilnować tego, aby podczas imprezy uczestnikom niczego nie brakowało. Wtedy zapewni sobie dobre opinie nie tylko ze strony prelegentów, lecz również gości, a to przełoży się w krótkim czasie na wymierne zyski.